Tag Archives: Telefonie

Telefonische bereikbaarheid en de productiviteit van werknemers

By   4 april 2016

Werknemers kunnen het gevoel hebben dat ze niet productief genoeg zijn omdat ze continu telefoontjes tussen hun werkzaamheden door krijgen. Dit kan stress veroorzaken en niemand wil stress over zakelijke telefonie. Het kan zelfs zo ver gaan dat er een overweging gemaakt wordt om überhaupt nog wel telefonisch bereikbaar te zijn. Opties die dan door het hoofd kunnen schieten zijn: speciaal iemand aannemen of alleen nog maar mail contact te hebben. Dit moet je niet doen en wel om de volgende redenen.

Iemand in dienst nemen

Iemand aannemen is vaak een no go. Dit komt omdat de telefonist niet op de hoogte is van verschillende zaken die zich voordoen, jij wel. Wat er dan gebeurt is dat de telefoniste continu telefoontjes doorschakelt waardoor je nog steeds de hele tijd aan de telefoon bent. Maar wat dan? Misschien is alleen mail contact een manier om het op te lossen?

Alleen mail contact

Nee. Ook dit is niet de oplossing. Mail contact wordt namelijk vaak ervaren als onpersoonlijk. Mailen duurt over het algemeen ook langer voordat er een reactie is. Klanten bellen graag omdat ze even een vraag hebben die ze op dat moment beantwoord willen hebben. Als er geen telefonisch contact kan plaats vinden, dwing je klanten om een mail te sturen, die soms nog kan verdwalen of helemaal niet aankomt. Maar hoe kan het dan wel?

Creëer rust in uw zakelijke telefonie

Het is belangrijk dat je rust creëert in zakelijk telefonie. Het is namelijk noodzakelijk om telefonisch bereikbaar te zijn om zo de klanten beter te kunnen bedienen. Daarom een aantal tips die kunnen helpen om rust te creëren en de productiviteit weer op pijl te brengen.

Zorg dat je op bepaalde tijdstippen bereikbaar bent. Laat weten op welke tijd er gebeld kan worden. Valt de beller buiten de tijd, dan kan er een mailtje gestuurd worden met de naam en de reden waarom er gebeld wordt. Er kan dan later teruggebeld worden wanneer dit uitkomt. Dit kan op verschillende manieren ingedeeld worden. Het kan dus volledig naar eigen had gezet worden.

Wanneer niet opgenomen wordt zullen er terugbel aanvragen binnen komen. Om de rust te bewaren is het slim om momenten in te delen wanneer er teruggebeld wordt. Dit kan bijvoorbeeld om 16.00 uur, bijna aan het einde van de werkdag, maar dit kan bijvoorbeeld ook de volgende dag om 9.00 uur. Dit kan natuurlijk bepaald worden op de behoefte van de werknemer.

Wanneer er toch een gesprek plaats vind maar er eigenlijk geen tijd is laat dit op een nette manier weten. Ook al zit er veel potentie in het gesprek, als het op dat moment niet uit komt kan dit mogelijke kansen negatief beïnvloeden door misschien wel een gehaast gesprek. Vraag daarom of er een tweede gesprek kan plaats vinden op een moment wanneer het iets beter uit komt. Zo voelt de beller zich niet afgewimpeld en kan het volgende gesprek enorme kansen opleveren.