Goed vergaderen blijft lastig

Of je nou een vergadering hebt met een klant of met eigen werknemers, toch blijft het soms lastig. Vergaderingen kunnen saai en langdradig zijn waardoor de effectiviteit en de kwaliteit van de uitkomst daalt. Denk maar aan een saaie vergaderzaal waar je al helemaal geen zin hebt om naar binnen te gaan, of iemand die heel veel praat maar niet specifiek is. Dit zijn allemaal punten die invloed hebben op de vergadering. Daarom een aantal tips om een vergadering leuker en effectiever te maken!

Vergaderruimte

De vergaderruimte heeft grote invloed op een effectieve vergadering. Creativiteit en energie worden namelijk verlaagd in saaie donkere ruimtes. Wanneer je geen geschikte locatie hebt, kan je altijd een vergaderruimte huren die dit wel toelaat. Dit heeft een positieve invloed op jou zelf en op de deelnemers van jouw vergadering.

Duidelijkheid

Duidelijkheid is heel belangrijk bij een vergadering. Niet alleen de begin en eindtijd moeten strak nageleefd worden, ook een planning is van belang. Dit is van belang omdat je anders in sommige onderwerpen veel te lang blijft hangen. Hierdoor kan het zo zijn dat andere onderwerpen niet meer aan bod komen, of dat er maar heel kort over gesproken wordt.

Doelen bepalen

Voor de vergadering begint moet het duidelijk zijn waar de vergadering overgaat. Wat zijn de uitkomsten waar we naar toe werken? Bespreek dit daarom ook als eerst in de bespreking.

De uitkomsten

Het is belangrijk dat de uitkomsten voor iedereen duidelijk zijn, zodat iedereen ook weet waar hij of zij aan toe is. Daarom moeten de uitkomsten specifiek benoemt worden aan het einde van de vergadering. Dit kan gedaan worden in een notulen die iedereen krijgt toegestuurd na afloop.

Actiepunten

Wanneer de uitkomsten duidelijk zijn en zijn vastgelegd in de notulen, is het tijd om actiepunten op te stellen. Deze actiepunten worden verdeeld zodat alle taken opgepakt worden. Dit wordt besproken zodat er achteraf niet gezegd kan worden;” Maar dat zou jij toch doen?’.  Stel bij de actiepunten ook deadlines op.

Vervolg vergadering

Plan aan het einde van de bespreking een volgende afspraak. Zo kan de voortgang besproken worden, en in de gaten gehouden worden. Wanneer dit niet gedaan wordt kan het overzicht verdwijnen.