Evenement organiseren? Ga goed voorbereid van start!

Zomaar een evenement organiseren kan niet. Voor een geslaagd evenement is een goede voorbereiding nodig en een strakke planning. Een evenement organiseren doe je niet iedere dag dus de keren dat je het mag doen, kun je het maar beter goed doen. Een evenement organiseren op een bepaalde locatie kan zorgen voor extra inspiratie of een must zijn doordat jezelf niet over een grote ruimte beschikt.

Locatie uitkiezen

Over de locatie van je evenement moet je goed nadenken, deze bepaalt ten slotte voor een groot deel het succes van je evenement. Bij het uitkiezen van een evenementenlocatie moet je aan een aantal dingen denken. Is de locatie voor alle gasten gemakkelijk te bereiken, via de auto en met het openbaar vervoer. Kun je rekenen op extra accommodaties, wat zijn de kosten voor extra’s is het mogelijk om de ruimte langer te huren wanneer het evenement uitloopt. Verwacht je veel verkeersdrukte op de tijdstippen van je evenement? Dan kun je het evenement beter op een decentrale plek organiseren.

Dieetwensen

Een evenement is natuurlijk niet compleet zonder een lekker diner of kleine versnaperingen.  Niet iedereen lust dezelfde dingen of mag dezelfde dingen eten. Maak met de organisatoren van het evenement duidelijke afspraken over de catering die bij het evenement zit. Denk aan vegetarisch, lactosevrij, glutenvrij of veganistisch. Een professionele locatie draait zijn hand er niet voor om om met verschillende dieetwensen rekening te houden en een waardig alternatief te serveren.

Controle

Houd tijdens het organiseren van jouw evenement nauw contact met de contactpersoon van de locatie zodat je eventuele wijzigingen snel kunt doorgeven. Ontstaan er problemen? Dan kunt u hier tijdig op inspelen. Controleer vlak voor aanvang nogmaals of alles in orde is, bijvoorbeeld één week van te voren. Zeker als u de locatie ver van te voren heeft geboekt is dit zeker een aanrader. Je wilt tenslotte voorkomen dat je voor een gesloten deur staat of de ruimte dubbel is geboekt.

Uitnodiging

Mensen zijn drukke beestjes. Verstuur je uitnodigingen tijdig, zodat gasten op tijd geïnformeerd zijn en afspraken kunnen verzetten wanneer nodig. Wanneer je dat niet doet loop je de kans dat je straks een evenement hebt georganiseerd voor een half lege zaal, en dat is voor niemand leuk.